Fichaje digital en España: exigencias legales y ajustes para 2026

En los últimos años, el mundo laboral en España ha iniciado un camino de transformación profunda que impactará tanto a las empresas como a los trabajadores. La posible reducción del horario laboral a 37,5 horas semanales y la obligatoriedad del fichaje digital son dos de las principales novedades que marcarán el rumbo del mercado laboral en el futuro.

¿Qué implica todo esto y cómo pueden las empresas prepararse para cumplir con las exigencias legales que entrarán en vigor en 2026? A continuación, te lo explicamos todo de manera sencilla, con consejos prácticos y una visión clara sobre los beneficios que traerá esta nueva normativa.

¿Qué es el fichaje digital obligatorio?

Comencemos por definir qué es el fichaje digital obligatorio. Se trata de un sistema de control horario en el que las empresas deben registrar la entrada y salida de sus empleados mediante medios electrónicos, como aplicaciones, plataformas en la nube o dispositivos digitales autorizados. La finalidad de esta medida es garantizar un control más efectivo, transparente y fiable del tiempo de trabajo, evitando fraudes y asegurando que se respeten los límites horarios establecidos por ley.

Este sistema responde a la necesidad de modernizar y digitalizar la gestión del tiempo en las empresas, alineándose con la tendencia global hacia la digitalización de procesos empresariales. Tal y como ocurre con la incorporación del sistema VeriFactu.

Y si te preguntas ¿qué es Verifactu?, que sepas que es un sistema de emisión de facturas verificables que tiene entre sus objetivos combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que impactan negativamente en la economía del país, así como impulsar la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad de las empresas.

Beneficios del fichaje digital tanto para empresas como para empleados

Para las empresas, la implementación del fichaje digital supone varias ventajas:

• Mejora en el control del tiempo de trabajo: permite verificar en tiempo real las horas trabajadas, facilitando la gestión de horarios y reduciendo errores o fraudes.
• Cumplimiento normativo: evita sanciones por incumplimiento de la ley, ya que el registro digital es una evidencia fehaciente del horario laboral.
• Mayor eficiencia: automatiza procesos administrativos relacionados con el control horario, ahorrando tiempo y recursos.
• Flexibilidad y adaptación: los sistemas digitales facilitan la gestión de horarios flexibles y el trabajo remoto, que son tendencias en auge.

Asimismo, para los trabajadores, los beneficios son igualmente relevantes:

• Mayor protección de sus derechos: el registro digital garantiza que sus horas efectivas de trabajo se reconozcan y respeten.
• Transparencia: acceso a sus propios registros y la posibilidad de reclamar en caso de irregularidades o abusos por parte de los jefes.
• Conciliación laboral y familiar: un control más claro ayuda a evitar horas extras no remuneradas, facilitando la planificación personal.

En definitiva, el fichaje digital no solo cumple con una obligación legal, sino que también mejora la relación laboral, fomentando un entorno de mayor transparencia y confianza.

La reforma laboral de 2025 y su impacto en la jornada de 37,5 horas

Por otra parte, la reforma laboral en España incluye la propuesta de una reducción del horario laboral a 37,5 horas semanales, cuyo proyecto de ley ya cuenta con el visto bueno del Consejo de Ministros y se espera su aprobación definitiva en el Congreso en verano de 2025. La entrada en vigor oficial de esta medida será al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE), y las empresas tendrán hasta el 31 de diciembre de 2025 para adaptar sus convenios colectivos y estructuras internas a la nueva jornada máxima.

Este cambio afecta a más de 12 millones de trabajadores en todos los sectores económicos. El objetivo de esta reducción horaria, además de mejorar la calidad de vida de los empleados, es incrementar la productividad y competitividad de las empresas, promoviendo un equilibrio más saludable entre la vida laboral y la personal.

¿Qué cambios trae esta reducción del horario de trabajo?

• La jornada máxima efectiva será de 37,5 horas semanales de promedio en cómputo anual.
• La conversión automática a tiempo completo de contratos a tiempo parcial que tengan una duración igual o superior a esa jornada.
• La regulación de las condiciones para contratos a tiempo parcial y trabajadores con reducción de jornada para garantizar sus derechos y salario proporcional.
• La obligación de renegociar los convenios colectivos que actualmente contemplan jornadas superiores a las establecidas por la ley.

Importancia del control horario y la desconexión digital

Otra de las novedades que acompañan a la reforma laboral es la mejora en el control horario y el derecho a la desconexión digital. En tal sentido, la normativa vigente busca que las empresas tengan registros precisos y fiables que demuestren el cumplimiento de la jornada máxima, evitando prácticas como la manipulación de datos o las horas extra no remuneradas.

Además, el derecho a la desconexión digital pretende que los empleados puedan desconectar fuera del horario laboral, promoviendo un ambiente más saludable y evitando el estrés y el agotamiento. Para ello, las empresas deberán establecer políticas claras y soluciones tecnológicas que faciliten esta desconexión.

¿Y qué pasa con los que incumplen? Sanciones y multas

Ahora bien, el incumplimiento de las nuevas obligaciones en materia de fichaje digital y reducción de la jornada laboral puede acarrear sanciones económicas severas. Hasta ahora, las multas por incumplimientos en registro de jornada se aplicaban a nivel global, con un máximo de 7.500 euros. Sin embargo, a partir de 2025, las sanciones podrán ser por cada trabajador afectado, aumentando significativamente el riesgo económico para las empresas que no se adapten a tiempo.

Mientras que las multas por incumplimiento de la normativa de control horario pueden llegar hasta los 10.000 euros por trabajador afectado, además de posibles sanciones adicionales por incumplimientos en convenios colectivos o en materia de prevención de riesgos laborales.

Es importante destacar que las sanciones se impondrán en función de la gravedad del incumplimiento y del número de empleados afectados, por lo que la cumplimentación efectiva del fichaje digital será clave para evitar multas caras.

Consejos prácticos para una implementación eficiente y efectiva

Como te podrás imaginar, implementar el fichaje digital y adaptarse a la reducción de la jornada laboral requiere planificación, inversión en tecnología y comunicación interna. Aquí te compartimos algunos consejos prácticos para ponerla en marcha:

• Elige una plataforma fiable y fácil de usar: busca soluciones en la nube que permitan registrar los horarios de forma automática y segura. CEGID es una de las opciones destacadas en el mercado, con sistemas diseñados para cumplir con la normativa actual y futura.
• Capacita a tu equipo: asegúrate de que todos los empleados conozcan cómo funciona el sistema y cuáles son sus obligaciones. La formación evita errores y resistencia al cambio.
• Involucra a los representantes sindicales y a la plantilla: explicar los beneficios y las obligaciones ayuda a generar compromiso y transparencia.
• Adapta tus procesos internos: revisa y actualiza los convenios colectivos, las políticas internas y las normas de control horario.
• Realiza auditorías periódicas: verifica que los registros sean correctos y que se respeten los límites horarios establecidos.
• Prepara un plan de contingencia: en caso de incidencias o errores, tener un protocolo claro facilitará la resolución rápida y eficiente.

El papel de la tecnología en el futuro laboral

Evidentemente, la digitalización y la automatización serán la llave maestra en la gestión del nuevo escenario laboral. Por lo que, la implementación de sistemas en la nube, como los productos de CEGID facilitarán el cumplimiento legal y potenciarán la eficiencia, el control y la seguridad de los procesos empresariales.

Ten en cuenta que estas soluciones permiten gestionar de manera sencilla y segura el fichaje digital, emitir informes, realizar auditorías y garantizar el cumplimiento de la reforma laboral en 2026. Además, ayudan a adaptarse a cambios futuros, como la posible incorporación de nuevas normativas en materia de teletrabajo o protección de datos.

¿Estás preparado para el cambio? Te conviene actuar con rapidez, aprovechar las soluciones tecnológicas disponibles para cumplir con las exigencias legales para 2026. No esperes a que las inspecciones lleguen… ¡toma la iniciativa y adapta tu empresa a la nueva era laboral!